Sinnbild zum Blog "Stellvertreter - Teil 2"

Wie Sie einen guten Copiloten finden – Thema Stellvertreter, Teil 2

Am besten lässt sich ein guter Stellvertreter mit der Rolle eines Copiloten vergleichen. Der Flugkapitän oder Pilot in Command ist in der Regel der erfahrenere der beiden Piloten. Er hat die endgültige Entscheidungsgewalt über das Flugzeug. Während des Flugs erhält der Copilot jeweils die gleichen Informationen wie der Flugkapitän und kann im Ernstfall das Steuer übernehmen. Wie im Flugverkehr auch, braucht es dazu gezielte Vorkehrungen.

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Schritt 1: den Ernstfall skizzieren.

Analog zum Flugverkehr braucht es verschiedene Szenarien, wie ein Ernstfall aussehen könnte. Vermutlich ist dies der schwierigste Schritt, weil der Mensch lieber über eine positive Zukunft nachdenkt als über düstere Schicksalsschläge. Dennoch lohnt es sich, sich Gedanken zu machen, warum Sie überhaupt ausfallen könnten, wie lange und was passieren würde, wenn Sie über länger Zeit nicht mehr einsatzfähig wären.

  • Welches sind die schlimmsten Konsequenzen, die keinesfalls passieren dürfen?
  • Welche Massnahmen braucht es, um den Worst Case zu verhindern?
  • Welche Fähigkeiten und Kompetenzen braucht der Copilot, damit er im Ernstfall die Geschäfte übernehmen kann?

Die gute Nachricht ist, dass dies in den seltensten Fällen auch tatsächlich eintrifft. Schlägt das Schicksal trotzdem zu, sind die Konsequenzen jedoch oft gravierend. Gerade bei kleineren KMUs kann es – ohne entsprechende Vorsorge – bis zur Liquidation einer Unternehmung führen.

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Schritt 2: Anforderungen an den Copiloten definieren.

Die Überlegungen aus Schritt 1 zeigen Ihnen schnell, welche Aufgaben und Tätigkeiten kurz- bis mittelfristig durch eine Stellvertretung wahrgenommen werden müssen und welche Fähigkeiten es dazu braucht. Dabei wird auch klar, ob für Ihre Stelle eher eine Einzelperson als Stellvertretung in Frage kommt oder ob es Sinn macht, unterschiedliche Kompetenzen an verschiedene Personen zu delegieren.

Glücklicherweise tritt der Ernstfall nur in den seltensten Fällen ein und Entscheide von grosser Tragweite lassen sich meistens um geplante Abwesenheiten herum organisieren. Deshalb macht es Sinn dem Stellvertreter, weitere Aufgabenbereiche zu delegieren und so eine WIN-WIN-Situation zu schaffen: Der Stellvertreter kann sich vertieft in bestimmte Aufgabengebiete einarbeiten und eigene Kompetenzen entwickeln, gleichzeitig entlastet er damit den Vorgesetzten.

Sind Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der Stellvertretung klar definiert, gilt es die Stelle entsprechend zu besetzen. Entweder, indem man direkt auf mögliche Kandidaten / Kandidatinnen zugeht oder die Stelle intern ausschreibt.

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Schritt 3: den Ernstfall simulieren.

Für das Können gibt es nur einen Beweis: das Tun (Marie von Eber). Das gilt auch für das Zusammenspiel von Vorgesetzten und deren Stellvertreter. Das Fliegen will geübt sein, auch ohne Ernstfall. Konkret braucht es eine offene Kommunikation und gegenseitige Abstimmung und im Idealfall die Möglichkeit für den Copiloten, von Zeit zu Zeit das Steuer tatsächlich zu übernehmen, sei es während eines Sabbaticals oder längeren Ferien. Dabei spielen – neben dem fachlichen Können – vor allem zwei Dinge eine Rolle: der Vorgesetzte muss seiner Stellvertretung vertrauen und die Stellvertretung muss dem Vorgesetzten gegenüber loyal sein. Sind diese Bedingungen erfüllt, entsteht ein Team, das nicht nur für den Ernstfall gewappnet ist, sondern das Unternehmen auch im ganz normalen Alltag weiterbringt.

Herzlich Barbara Grass – mit Klarheit vorwärts!

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Heiner Nidecker | 10. November 2017

mir gefällt dein Blog sehr gut. Seine Gedanken sind originell, neu, lustig, clever. Du formulierst ihn ansprechend. Ich gratulier dir einmal mehr! Heiner

Barbara Grass | 10. November 2017

Danke!

Jeannette | 11. November 2017

Dein Blog ist wirklich originell. Eine erfrischen Abwechslung im Alltag; knackig, fundiert und doch mit einer Prise Humor formuliert.
Wir fliegen bereits. Haben einfach immer wieder Turbulenzen…. ;-)
Liebe Grüsse, Jeannette

Barbara Grass | 11. November 2017

Danke – und ja, Turbulenzen gehören leider zum Ausbildungsprogramm…