Wie Sie ei­nen gu­ten Co­pi­lo­ten fin­den – The­ma Stell­ver­tre­ter, Teil 2

Am bes­ten lässt sich ein gu­ter Stell­ver­tre­ter mit der Rol­le ei­nes Co­pi­lo­ten ver­glei­chen. Der Flug­ka­pi­tän oder Pi­lot in Com­mand ist in der Re­gel der er­fah­re­ne­re der bei­den Pi­lo­ten. Er hat die end­gül­ti­ge Ent­schei­dungs­ge­walt über das Flug­zeug. Wäh­rend des Flugs er­hält der Co­pi­lot je­weils die glei­chen In­for­ma­tio­nen wie der Flug­ka­pi­tän und kann im Ernst­fall das Steu­er über­neh­men. Wie im Flug­ver­kehr auch, braucht es dazu ge­ziel­te Vor­keh­run­gen.

Schritt 1: den Ernstfall skizzieren.

Ana­log zum Flug­ver­kehr braucht es ver­schie­de­ne Sze­na­ri­en, wie ein Ernst­fall aus­se­hen könn­te. Ver­mut­lich ist dies der schwie­rigs­te Schritt, weil der Mensch lie­ber über eine po­si­ti­ve Zu­kunft nach­denkt als über düs­te­re Schick­sals­schlä­ge. Den­noch lohnt es sich, sich Ge­dan­ken zu ma­chen, war­um Sie über­haupt aus­fal­len könn­ten, wie lan­ge und was pas­sie­ren wür­de, wenn Sie über län­ger Zeit nicht mehr ein­satz­fä­hig wä­ren.

• Welches sind die schlimmsten Konsequenzen, die keinesfalls passieren dürfen?
• Welche Massnahmen braucht es, um den Worst Case zu verhindern?
• Welche Fähigkeiten und Kompetenzen braucht der Copilot, damit er im Ernstfall die Geschäfte übernehmen kann?

Die gute Nach­richt ist, dass dies in den sel­tens­ten Fäl­len auch tat­säch­lich ein­trifft. Schlägt das Schick­sal trotz­dem zu, sind die Kon­se­quen­zen je­doch oft gra­vie­rend. Ge­ra­de bei klei­ne­ren KMUs kann es – ohne ent­spre­chen­de Vor­sor­ge – bis zur Li­qui­da­ti­on ei­ner Un­ter­neh­mung füh­ren.

Schritt 2: Anforderungen an den Copiloten definieren.

Die Über­le­gun­gen aus Schritt 1 zei­gen Ih­nen schnell, wel­che Auf­ga­ben und Tä­tig­kei­ten kurz- bis mit­tel­fris­tig durch eine Stell­ver­tre­tung wahr­ge­nom­men wer­den müs­sen und wel­che Fä­hig­kei­ten es dazu braucht. Da­bei wird auch klar, ob für Ihre Stel­le eher eine Ein­zel­per­son als Stell­ver­tre­tung in Fra­ge kommt oder ob es Sinn macht, un­ter­schied­li­che Kom­pe­ten­zen an ver­schie­de­ne Per­so­nen zu de­le­gie­ren.

Glück­li­cher­wei­se tritt der Ernst­fall nur in den sel­tens­ten Fäl­len ein und Ent­schei­de von gros­ser Trag­wei­te las­sen sich meis­tens um ge­plan­te Ab­we­sen­hei­ten her­um or­ga­ni­sie­ren. Des­halb macht es Sinn dem Stell­ver­tre­ter, wei­te­re Auf­ga­ben­be­rei­che zu de­le­gie­ren und so eine WIN-WIN-Si­tua­ti­on zu schaf­fen: Der Stell­ver­tre­ter kann sich ver­tieft in be­stimm­te Auf­ga­ben­ge­bie­te ein­ar­bei­ten und ei­ge­ne Kom­pe­ten­zen ent­wi­ckeln, gleich­zei­tig ent­las­tet er da­mit den Vor­ge­setz­ten.

Sind Auf­ga­ben, Kom­pe­ten­zen und Ver­ant­wor­tung der Stell­ver­tre­tung klar de­fi­niert, gilt es die Stel­le ent­spre­chend zu be­set­zen. Ent­we­der, in­dem man di­rekt auf mög­li­che Kan­di­da­ten / Kan­di­da­tin­nen zu­geht oder die Stel­le in­tern aus­schreibt.

Schritt 3: den Ernstfall simulieren.

Für das Kön­nen gibt es nur ei­nen Be­weis: das Tun (Ma­rie von Eber). Das gilt auch für das Zu­sam­men­spiel von Vor­ge­setz­ten und de­ren Stell­ver­tre­ter. Das Flie­gen will ge­übt sein, auch ohne Ernst­fall. Kon­kret braucht es eine of­fe­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on und ge­gen­sei­ti­ge Ab­stim­mung und im Ide­al­fall die Mög­lich­keit für den Co­pi­lo­ten, von Zeit zu Zeit das Steu­er tat­säch­lich zu über­neh­men, sei es wäh­rend ei­nes Sab­ba­ti­cals oder län­ge­ren Fe­ri­en. Da­bei spie­len – ne­ben dem fach­li­chen Kön­nen – vor al­lem zwei Din­ge eine Rol­le: der Vor­ge­setz­te muss sei­ner Stell­ver­tre­tung ver­trau­en und die Stell­ver­tre­tung muss dem Vor­ge­setz­ten ge­gen­über loy­al sein. Sind die­se Be­din­gun­gen er­füllt, ent­steht ein Team, das nicht nur für den Ernst­fall ge­wapp­net ist, son­dern das Un­ter­neh­men auch im ganz nor­ma­len All­tag wei­ter­bringt.

Herz­lich Bar­ba­ra Grass – mit Klar­heit vor­wärts!